Blog do Project - Tudo que você queria saber sobre Microsoft Project

Campos personalizados no Microsoft Project for the Web

Um dos recursos que mais reclamei com o time de produto de não termos no lançamento do Microsoft Project for the Web (P4W) a criação de campos personalizados. Ainda não temos tudo o que eu queria, mas ja é o primeiro passo.

Criando campo personalizado

Vou mostrar o recurso primeiro e depois explico melhor o que acho que ainda falta.

Imagine que queremos inserir mais detalhes sobre as tarefas. Neste caso podemos criar um campo do tipo texto para inserir mais informações.

Vou mostrar os passos que eu fiz:

  • Clique em “Adicionar coluna
  • Depois clique na primeira opção: “+ Novo Campo
  • Uma caixa será aberta e poderemos escolher 4 tipos de campo:
    • Texto
    • Data
    • Número
    • Sim/Não
Tipos de campos personalizados
  • Para o nosso exemplo vamos escolher o tipo “Texto“, colocar o nome do campo como “Detalhes da tarefa” e clicar em Criar

Como podem ver na imagem abaixo, o campo esta criado. Podemos inserir dados direto da tabela ou quando abrimos as informações da tarefa:

Campo criado e mostrando na visão de Tabela
Campo sendo exibido quando pedimos para mostrar mais informações da tarefa

Análise

Agora que mostrei a criação, vamos na minha análise. Primeiro acho bem fácil e interessante o próprio usuário poder criar os campos personalizados. Mas alguns pontos que achei falho:

Não podemos criar campos da empresa, apenas de projetos. Se quisermos criar vários campos e replicar em outros projetos devemos criar os projetos usando o primeiro projeto como modelo ou recriar os campos na mão em cada projeto.

Como os campos não são da empresa, mas apenas do projeto, não da pra criar campos personalizados do projeto, apenas da tarefa. Isso prejudica muito ao criar relatórios. Imagine que você queira criar um campo chamado Departamento do Projeto.

Outro ponto é que os campos são criados e guardados em um local não acessível, logo não da pra criar relatórios com eles.

Acho que foi o primeiro passo, mas espero poder ver nas próximas atualizações melhorias para estes pontos que pontuei.

Abraços,

Andre Xavier

Nova funcionalidade no Planner: Copiar plano

Se você usa o Planner para gestão de tarefas recorrentes e gostaria de criar novos planos copiando dados de um plano existente, a Microsoft liberou esta funcionalidade, chama Copiar Plano.

Inclusive esta foi uma das principais solicitações do UserVoice da equipe de Planner, teve mais de 1600 votos.

Para conseguir entre no Plano que deseja copiar, clique no ícone dos três pontos ao lado de Agenda e depois em Copiar Plano.

Copiar Plano
Copiando um plano existente

Feito isso uma janela será aberta e você poderá escolher se quer adicionar ao grupo existente ou criar um novo grupo se você tiver esta permissão e deverá selecionar se quer incluir na cópia os dados de:

  • Anexos
  • Prioridade
  • Datas
  • Descrição
  • Lista de verificação
  • Rótulos
Cópia Plano
Opções de cópia do Planner

Bom final de semana a todos!

Abraços,

Andre

Novo Produto: Microsoft Lists

A Microsoft havia anunciado se não me engano no Microsoft Build este novo produto. O Microsoft Lists é a evolução das listas do SharePoint que temos hoje.

A Microsoft anunciou nesta terça dia 21 de Julho que o Lists começou a ser liberado nos ambientes de Office 365. Ainda não sei quanto tempo irá levar para todos receberem, se conseguir esta informação eu posto aqui.

Veja um vídeo com uma demo sobre o produto:

Assim que colocar a mão no Microsoft Lists eu faço um video demonstrando e posto aqui para vocês, ok?

Você é um Power Platform App Maker?

A Microsoft esta lançando a prova PL-100 Microsoft Power Platform App Maker e junto com ela a certificação Microsoft Certified: Power Platform App Maker Associate.

Se você já trabalha Power Apps, Power Automate, CDS (agora DataFlex) e com Power BI, esta é uma prova para você.

Como a prova esta em Beta, para os 300 primeiros que usarem o código PL100KLSrise irão ter 80% de desconto na prova. Com o dolar nas alturas, é um senhor desconto, a prova sai por 20 dolares.

Lembrando que a prova deve ser marcada e feita antes do dia 14 de Agosto de 2020.

Usuários Office 365 agora podem visualizar projetos e roadmaps sem licença adicional

Esta notícia é sensacional!

Deixa-me começar explicando um cenário de exemplo:

Você trabalha numa empresa de 100 pessoas onde apenas 30 trabalham com projeto, mas você gostaria que todas pudessem ver os projetos e as tarefas.

Você teria que comprar licença “Project Plan 1” para cada um dos 100 funcionários, independente do que eles fossem trabalhar no Projeto. (Seria ainda pior no caso do Roadmap pois ele exigiria a “Project Plan 3”)

Agora se os 100 funcionários têm Office 365, você precisa apenas de 30 licenças de “Project Plan 1”.

Uma economia de 10 dólares por usuário, ou 700 dólares por mês neste caso.

Em resumo: os usuários do Office 365 terão acesso ao Project para a Web e Roteiros (Roadmaps)!
Essa é realmente uma ótima notícia para qualquer empresa que queira compartilhar ou comunicar informações de projetos ou portfólios em toda a organização.

Artigo do anúncio: Office 365 user view access to Project and Roadmap

Licenças que terão este benefício:

  • Microsoft 365 E5
  • Microsoft 365 E5 Developer (without Windows and Audio Conferencing)
  • Microsoft 365 E5 without Audio Conferencing
  • Office 365 E5
  • Office 365 E5 without Audio Conferencing
  • Office 365 E5 without Power BI and Phone System

Agora é torcer para a Microsoft liberar também para as outras licenças de Office 365.

Abraços,

Andre Xavier

O Novo Microsoft Project foi lançado!

Desde o ano passado no Microsoft Ignite a Microsoft havia divulgado que iriamos ter um novo Project, totalmente reformulado.

Recentemente o ícone do Project foi reformulado:

Nova logomarca do Project

Agora foi a vez do lançamento do Novo Project ou também chamado de Project para a Web.

O Project para a Web utilizará como base o CDS (Common Data Service) e não mais o SharePoint como o Project Server / Project Online. Com isso iremos tirar algumas barreiras do produto, mas podemos ainda usar o SharePoint para o que for interessante já que cada projeto pode ser vinculado a um grupo do Office 365 e com isso ter um site do SharePoint para o grupo.

Imagem de um projeto no Project para a Web

Como vocês podem ver na imagem acima, temos alguns recursos novos, mas é a primeira versão do produto, logo não espere ter todas as funcionalidades do Project Desktop ou do Project Online, pra ser sincero nem sei se um dia teremos paridade de funcionalidades. A ideia é ir incluindo novas funcionalidades que os clientes e usuários vão pedindo seja através do User Voice ou outras formas de feedback seja MVPs, parceiros, etc.

Com isso a ideia não é ter um novo Project Desktop ou novo Project Online, mas um novo produto nascendo do zero e atendendo a necessidade de gestão de tarefas e projetos das pessoas hoje e no futuro.

Se você ainda não teve acesso ou já teve e ficou meio perdido, publiquei no Udemy um curso gratuito chamado: Gestão de tarefas e projetos usando o Novo Project.

Espero que gostem do produto e do curso. 🙂

Qualquer crítica ou sugestão estou a disposição.

Abraços,

André Xavier

Quer palestrar na Project Week Experience 2019?

Project Week Experience?

Estamos orgulhosos em anunciar mais uma versão do Project Week Experience, evento virtual sobre o Microsoft Project, totalmente gratuito.
Esta é uma iniciativa que tem como objetivo aproximar a comunidade de gerenciamento de projetos no Brasil através da disseminação de conhecimento, compartilhamento de boas práticas e trabalho em conjunto.
Para saber mais sobre os anos anteriores visite o site do evento.

Como funciona?

Já imaginou ser palestrante na Project Week Experience 2019? Agora você pode compartilhar conhecimento e criar conexões.
Queremos conhecer os talentos pelo Brasil e aqui você pode sugerir conteúdo com as temáticas:

  • Microsoft Project Desktop (Professional/Standard)
  • Project Online
  • Project Server (On Premisses)
  • SharePoint Online
  • Microsoft Flow
  • Microsoft PowerApps
  • Power BI
  • Microsoft Planner
  • Microsoft Teams
  • Carreira.

Para submeter entre neste link.
Estamos aguardando as submissões.
Abraços,

André Xavier

Apresentando o Microsoft Project reimaginado!

Ano passado durante o Ignite 2018 a Microsoft anunciou que iria lançar um novo Project Online totalmente remodelado.

Quando digo remodelado, na verdade quero dizer que ele foi construido do zero, sem ficar muito preso ao passado, mas totalmente voltado as necessidades do presente e futuro do gerenciamento de projetos e principalmente gerenciamento de trabalho.

Deixaremos de usar o SharePoint como fundação para utilizarmos como base a Microsoft Power Plataform. Quem não conhece ainda, comece a pesquisar sobre CDS pois ele é a base do novo serviço.

Não, não posso postar imagens ou vídeos do novo produto ainda, mas estamos quase lá. O novo Project Online será disponibilizado agora em Outubro de 2019 e uma informação muito importante, não irá pelo menos agora substituir o Project Online atual. Se você já usa o Project Online você poderá continuar utilizando ou até mesmo usar os dois ao mesmo tempo.

Algumas mudanças já anunciadas:

O licenciamento irá mudar o nome:

  • Project Online Professional passa se chamar Project Plan 3
  • Project Online Premium passa se chamar Project Plan 5

Essas mudanças irão ocorrer no final de Outubro. Não há ações a serem tomadas ou custos a serem incorridos associados a esta atualização. Um lembrete formal será enviado a você no final de setembro de 2019.

Como isso me afeta?

Você e seus usuários verão a nova experiência de gerenciamento de projetos, parte do novo Projeto, aparecer na sua Página inicial do projeto. O novo serviço do Project compartilhará a mesma assinatura do serviço atual do Project Online.

Para começar, entre na Página inicial do projeto, clique no botão “Novo projeto em branco” e comece a criar seu projeto.

O que preciso fazer para me preparar para essa mudança no Microsoft Project?

Não há nada que você precise fazer, mas recomendamos atualizar seu treinamento e documentação, conforme apropriado. Para começar, vá para a Página inicial do projeto, clique no botão “Novo projeto em branco” do novo serviço de projeto e comece a criar seu projeto.

Assim que tivermos mais notícias aviso aqui.

Abraços,

Andre Xavier

MVP – 8º prêmio seguido!

Quem segue meus posts no blog sabe que tenho muito orgulho do prêmio de MVP (Most Valuable Professional) que a Microsoft me deu em 2012 e venho desde então conseguindo renová-lo desde então.

Para quem não conhece o prêmio MVP vou tentar explicar um pouco:

MVP: o que é?

O Microsoft Most Valuable Professional é um prêmio dado pela Microsoft a individuos que contribuiram fortemente para as comunidades técnicas. O prêmio é válido por um ano, este agora é valido de 01/07/2019 a 30/06/2020. Gosto muito a analogia com o Oscar. Fica mais fácil de explicar.

Todo ano as contribuições de todos que são MVP ou foram indicados são analisadas e verificadas. As minhas contribuições geralmente são posts no blogs, vídeos, palestras, fóruns, etc. Hoje temos aproximadamente 3 mil MVPs no mundo, sendo no Brasil cerca de 120 MVPs. (De Project em março eram 28 no mundo, sendo 4 Brasil).

Alias um dos maiores benefícios do prêmio é poder ir no MVP Summit, evento anual que acontece em Março na sede da Microsoft em Redmond. Neste evento, além de poder conhecer a sede da Microsoft, temos o privilégio de conhecer o time do produto e outros MVPs do mundo todo.

MVP Summit 2019
Foto dos participantes do MVP Summit 2019 (MVPs e Microsoft)

É principlamente no Summit onde podemos discutir o futuro para os produtos (Project, Roadmap e Planner) e darmos nosso feadback. Lembrando que para isso temos que assinar um contrato de não divulgação (o famoso NDA).

Estou muito orgulhoso e honrado por ter renovado pelo 8º ano seguido e espero poder contribuir cada vez mais pela comunidade!

Abraços,

André

Nova funcionalidade no Planner: Exportar para o Excel

O Planner vem com vários recursos para facilitar a gestão, um que gosto bastante é o destaque em vermelho para as tarefas atrasadas (ajudam a localizar rapidamente tarefas que precisam de atenção). Apesar disto muita gente quer fazer muito mais com o Planner e acaba “limitada” aos recursos que ele possibilita.

Exportando para o Excel

Pensando nisso a Microsoft disponibilizou ontem a opção de poder exportar todo o seu plano para o Microsoft Excel. Da análise mais detalhada ao compartilhamento do status do seu plano, o Export to Excel oferece uma ampla variedade de recursos adicionais para manter seu plano dentro do cronograma e as partes interessadas do plano atualizadas.

Para exportar seu plano para o Excel vá no Planner na Web, clique no “…” na parte superior da tela e selecione “Exportar plano para o Excel”. E pronto! Seu plano será automaticamente baixado como um arquivo do Excel para sua máquina.

Planner - Exportar para Excel

O arquivo baixado inclui praticamente todos os detalhes do seu plano com cada tarefa recebendo sua própria linha na planilha. A parte superior da planilha inclui informações de todo o plano, incluindo o nome do plano, a ID do plano e a data da exportação, para garantir que você esteja vendo as informações mais recentes.

Planner - Exportar para Excel

Existem inúmeros casos de uso para Exportar para o Excel. Abaixo estão apenas alguns cenários:

  • Arquivamento (O Excel permite um método simples de armazenar os planos concluídos)
  • Analises (Levando os dados para o Excel podemos fazer várias análises e criar inúmeros gráficos)
  • Mesclar planos (Poder juntar tarefas de planos que sejam relacionados)
  • Imprimir (O Excel te da mais poder para poder imprimir da forma que quiser)
  • Compartilhar (Poder compartilhar apenas uma parte do plano ou mesmo a tudo para alguem que não tem acesso ao Planner)

Espero que gostem,

Abraços,

André Xavier