Olá pessoal do Blog do Project,

Hoje (finalmente!) estou fazendo a minha estreia por aqui. Este blog sempre foi uma referência para mim, pois sou um leitor de longa data das postagens aqui publicadas. Estou muito honrado e contente por ter recebido o convite para dividir este espaço com o André Xavier e o Mário Trentim, dois profissionais pelos quais tenho uma grande admiração.

Se eu estivesse sendo apresentado à torcida na entrevista coletiva, diria: “Eu vim para somar ao grupo, então vou ouvir tudo o que o professor disser e vou procurar ajudar meus companheiros a obter o resultado da melhor maneira possível…” 😊

Bem, para iniciar a minha participação neste espaço, vou falar um pouco sobre a possibilidade de utilização de calendários locais no Project Online (também vale para o Project Server). A ideia para este post surgiu após um interessante questionamento que eu recebi dias atrás de um cliente. Vamos ao cenário…

Por padrão, a plataforma PPM (aqui refiro-me ao Project Online e ao Project Server) não permite que os gerentes de projeto configurem seus próprios calendários quando conectados ao PWA. A lógica por trás dessa restrição é simples: como estamos utilizando uma plataforma para centralizar e padronizar todas as informações e os processos de gerenciamento de projetos em vigor na empresa, não faz sentido que os gerentes de projeto possam modificar ou utilizar nos seus projetos calendários diferentes daqueles em vigor na organização. Nesse sentido, cabe aos administradores (ou aos membros do PMO, caso possuam as devidas permissões) identificar junto à equipe quais são as datas de exceção e configurar os calendários que poderão ser utilizados.

Caso um gerente de projeto tente modificar um calendário existente (ou adicionar um novo calendário) quando conectado ao PWA, ele irá perceber que todas as opções são bloqueadas:

Há, entretanto, cenários nos quais temos a necessidade de permitir que os gerentes de projeto possam criar calendários locais. Recentemente trabalhei com um cliente que prestava serviços para inúmeras empresas em todo o país. De maneira geral, o trabalho consistia em revitalizar maquinário de produção industrial (processo que também é conhecido como retrofit). No processo de gerenciamento de projetos estabelecido nesse cliente, cada nova assinatura de contrato de revitalização significa um novo projeto sendo criado no Project Online.

Como os projetos podem ser realizados nas mais variadas localidades do Brasil (e em alguns casos até mesmo em outros países), há inúmeras situações em que o cronograma tem de ser desenvolvido levando em consideração particularidades e restrições impostas pelo cliente, como por exemplo feriados locais, paradas de fábrica, janelas de indisponibilidade da equipe envolvida no projeto e assim por diante.

Em cenários como esse, manter a administração dos calendários sob responsabilidade dos administradores do Project Online se torna uma tarefa inviável, pois cada novo projeto pode apresentar as mais diferentes variáveis – e que, pior ainda, serão exclusivas somente àquele projeto. Nesse sentido, para facilitar o trabalho e garantir um certo nível de flexibilidade aos gerentes de projeto, os administradores do Project Online podem habilitar a opção que permite aos gerentes de projeto a criação de calendários locais, de modo que cada gerente seja responsável por controlar os períodos úteis dos seus projetos.

Para habilitar este recurso, navegue até a área de Configurações do PWA. Na seção Políticas Operacionais, clique em Configurações Adicionais do Servidor:

Ao acessar a página de configurações adicionais do servidor, procure a seção Configurações da Empresa e selecione a opção Permitir que os projetos usem calendários locais:

Uma vez que a opção estiver habilitada, os gerentes de projeto poderão criar calendários locais nos seus projetos:

Os gerentes de projeto poderão optar por criar seu calendário local utilizando como referência um calendário já existente (normalmente o calendário Padrão) ou então criar um novo calendário base sem nenhuma configuração pré-existente:

Alguns pontos e considerações finais

Para finalizar este post, gostaria de deixar algumas observações:

• Mesmo com a autorização para a criação de novos calendários locais, os gerentes de projeto não poderão efetuar nenhuma modificação nos calendários da empresa
• Calendários locais criados em um determinado projeto não estarão disponíveis para serem utilizados em outros projetos, mesmo que se trate do mesmo usuário. Cada calendário local tem de ser criado individualmente em cada projeto
• Gerentes de projeto não possuem permissão para adicionar calendários locais à empresa
• Para editar ou criar um calendário, precisa do Project Professional instalado na máquina do usuário.

E você, já teve alguma vez a necessidade de criar calendários especiais em seus projetos? Deixe suas experiências, considerações e observações nos comentários.

Um forte abraço e até o próximo post!