Uma ação muito comum entre os usuários do Microsoft Project é a iniciação da construção de seus cronogramas pela tarefa que leva o nome do projeto. Em outras palavras, ao começarem a digitar o cronograma, normalmente os usuários reservam a primeira linha para abrigar o nome do projeto, para só então digitarem as demais fases, subfases e tarefas que o projeto irá requerer.
Ao finalizarem a construção do cronograma, a tarefa de ID número 1 é aquela que contém o nome do projeto. Observe o exemplo abaixo:
Perceba que a tarefa 1 armazena o nome do projeto: Criação novo Projeto de Exemplo.
No entanto, este procedimento não é o mais correto quando criamos cronogramas no Microsoft Project. Isto porque pode ser necessária a decomposição do cronograma em uma estrutura analítica, para que seja possível identificar os pacotes de trabalho que o projeto visa entregar – a famosa EAP (Estrutura Analítica de Projetos) ou WBS (Work Breakdown Structure).
O Microsoft Project possui a opção de Número da Estrutura de Tópicos. Para aplicar o número da estrutura de tópicos no seu cronograma, siga os passos:
· No Project 2010 e 2013, clique na seção Formato e selecione a opção Número da Estrutura de Tópicos
· No Project 2007, clique em Ferramentas > Opções. Na guia Exibir, selecione a opção Número da Estrutura de Tópicos
O resultado será a exibição dos números ao lado do nome das atividades.
Perceba que os níveis da EAP estão criados de maneira incorreta.
A tarefa que recebeu o nível 1 (Criação novo Projeto de Exemplo) não deveria ser considerada um nível do projeto, porque ela é o nome do projeto e o nome do projeto será criado automaticamente na tarefa de resumo do projeto.
A tarefa que está no nível 1.1 (Iniciação) é que na verdade deveria receber o número 1, pois este sim é o primeiro pacote de trabalho do projeto.
A estrutura do cronograma acima deveria ser representada da seguinte maneira:
0. Criação novo Projeto de Exemplo
1. Iniciação
2. Planejamento
2.1 Atividade 1
2.2 Atividade 2
3. Execução
3.1 Atividade 1
3.2 Atividade 2
Para resolver o problema, são necessários alguns passos:
1. Selecione todas as tarefas do projeto, menos a primeira linha (que contém o nome do projeto).
2. Utilize o botão Recuar Tarefa para a Esquerda (o botão com a seta verde contrário ao que é utilizado para agrupar tarefas em fases).
3. Clique na tarefa 1 (que contém o nome do projeto) com o botão direito do mouse e escolha Excluir Tarefa.
4. Se você estiver utilizando o Project 2010 ou 2013, clique na seção Formato e selecione a opção Tarefa de Resumo do Projeto. Se você estiver utilizando o Project 2007, clique em Ferramentas > Opções e, na seção Exibir, selecione a opção Tarefa de Resumo do Projeto.
Feito isso, o Project irá inserir uma tarefa com ID 0, e esta tarefa não será utilizada como referência para estruturação da EAP.
Então, sempre ao criar um novo cronograma, lembre-se de exibir a tarefa resumo do projeto antes de iniciar a criação das demais atividades para que não seja necessário criar uma atividade com o nome do projeto e deixar sua estrutura incorreta.
Abraços
Diego Pereira
