Blog do Project - Tudo que você queria saber sobre Microsoft Project, Project Server e Project Online

[EVENTO VIRTUAL]: Project Week Experience 2017

PWE Logo_ branco

Olá pessoal,
Estamos orgulhosos em anunciar que o primeiro evento virtual sobre o Microsoft Project, totalmente gratuito e em língua Portuguesa, acontecerá entre os dias 23 e 27 de Outubro.
O evento se chamará Project Week Experience, e contará com a participação de palestrantes de 5 diferentes países!
Esta é uma iniciativa que tem como objetivo aproximar a comunidade de gerenciamento de projetos no Brasil através da disseminação de conhecimento, compartilhamento de boas práticas e trabalho em conjunto.
Todas as informações a respeito do evento estão disponíveis na página do evento, através do seguinte link: http://www.projectweekexperience.com/
Convidamos você a nos ajudar e promover o evento, postando suas dúvidas, sugestões e compartilhando a página criada, de modo que possamos atingir o maior número de pessoas possível!

Lembre-se de que é necessário se inscrever em cada palestra individualmente.

SEGUNDA-FEIRA | 23-Outubro-2017

Horário: 10hs
Palestra: Abertura do PWE2017 – Inovação Contínua: uma breve linha do tempo dos novos recursos e funcionalidades do Microsoft Project
Palestrante: Raphael Santos
Link de inscrição: http://bit.ly/2g91FBH

Horário: 14hs
Palestra: Alta produtividade na integração entre PPM e Office
Palestrante: Paulo André Jesus
Link de inscrição: http://bit.ly/2hFevs1

Horário: 20hs
Palestra: 10 mitos sobre gerenciamento de projetos na nuvem
Palestrante: Edge Pereira
Link de inscrição: http://bit.ly/2wSjyM1

TERÇA-FEIRA | 24-Outubro-2017

Horário: 10hs
Palestra: Como customizar os relatórios e indicadores no Microsoft Project agregando valor sob a ótica executiva das organizações
Palestrante: Leonardo Pandolfini
Link de inscrição: http://bit.ly/2hEbXKs

Horário: 14hs
Palestra: PPM de ponta a ponta com o Project Online
Palestrantes: Leonardo Feitosa Nogueira & Henrique Casagrande
Link de inscrição: http://bit.ly/2kMYwN9

Horário: 20hs
Palestra: Como iniciar a sua carreira na área de gestão de projetos e portfolios
Palestrantes: Allan Rocha & Andre Xavier
Link de inscrição: http://bit.ly/2wU61DT

QUARTA-FEIRA | 25-Outubro-2017

Horário: 10hs
Palestra: Melhores práticas na elaboração de cronogramas com o Microsoft Project
Palestrante: Mario Trentim
Link de inscrição: http://bit.ly/2ylTNXK

Horário: 14hs
Palestra: Integrando o Project Online ao SAP
Palestrantes: Rogério Murari & Renato Tarelho
Link de inscrição: http://bit.ly/2ygon5O

Horário: 20hs
Palestra: Usando o Microsoft Project no suporte à assurance pelo Escritório de Projetos
Palestrante: Marisa Silva, The Lucky PM
Link de inscrição: http://bit.ly/2yjdE8g

QUINTA-FEIRA | 26-Outubro-2017

Horário: 10hs
Palestra: Potencializando o uso do Project Online com o Office 365
Palestrante: Jose Roberto Lima
Link de inscrição: http://bit.ly/2i7GJQ2

Horário: 14hs
Palestra: O estado-da-arte: como utilizar o Power BI para criar relatórios e dashboards no Project Online
Palestrante: Andre Xavier
Link de inscrição: http://bit.ly/2xDVjW8

Horário: 20hs
Palestra: Project ou Planner, qual devo usar?
Palestrante: Sara Barbosa
Link de inscrição: http://bit.ly/2xDJbjg

SEXTA-FEIRA | 27-Outubro-2017

No último dia do evento não haverá sessões online. As sessões serão realizadas presencialmente na sede da Microsoft, na cidade de São Paulo, e serão chamadas Day in a PPM Life – Project Week Experience.

Nessas sessões, os MVPs André Xavier, Mário Trentim e Raphael Santos irão compartilhar suas experiências e simular a utilização do Project Online através dos diversos papéis envolvidos na gestão de projetos, passando por Membros de Equipe, Gerentes de Projeto, Gerentes de Portfolio e Executivos.

Os palestrantes também aproveitarão a oportunidade para trocar ideias com a plateia e discutir o assunto gerenciamento de projetos em suas diversas esferas.

As vagas para o evento presencial serão limitadas, e você pode fazer sua pré-inscrição nos links abaixo:

Horário: 10hs
Palestra: Day in a PPM Life – Project Week Experience
Link de pré-inscrição: http://bit.ly/2gDvuuU

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Agora é com você! Faça sua inscrição para assistir as palestras, comente, curta e compartilhe o evento para atingirmos o maior número de pessoas possível. Vamos levar as boas-novas e compartilhar conhecimento, engajando a comunidade de gerenciamento de projetos de língua Portuguesa!

#PWE2017

#MSProject #PPM #ProjectOnline #ProjectServer

Projetos não exibidos na Central de Projetos

Olá pessoal do Blog do Project,

O post de hoje vai ser bem curto, mas irá direito ao ponto e (espero eu) será bem útil. Uma das dúvidas que recebo com maior frequência dos clientes com os quais trabalho é a seguinte:

Meus projetos sumiram da Central de Projetos! O que aconteceu?

As vezes não são propriamente os gerentes de projeto que fazem essa pergunta. Também a recebo de administradores do Project Online/Server, e normalmente elas são feitas assim:

Um determinado gerente de projetos não está conseguindo visualizar alguns de seus projetos na Central de Projetos. Os projetos não foram excluídos, então, o que está acontecendo?

A princípio, tudo leva a crer que temos um bug na ferramenta. Porém, em 99,9% dos casos, não se trata necessariamente de um problema, mas sim de uma questão de ajuste… bem, me deixe explicar melhor.

Muitas empresas gostam de trabalhar com projetos mestre para melhor organizar seus programas e subprojetos. Porém, quando projetos mestre são criados na plataforma PPM, a visualização de subprojetos é automaticamente oculta na Central de Projetos. Veja o exemplo abaixo, onde uma série de projetos são exibidos para um determinado gerente:

Para exemplificar o que acontece quando projetos mestre são criados, os projetos ‘Treinamento Preparatório para Certificação PMP’ e ‘Treinamento MS Project Avançado’ serão inseridos como subprojetos do projeto ‘Programa de Formação de Gerentes de Projeto’. Uma vez que a ação é finalizada, da próxima vez que a página da Central de Projetos for atualizada os projetos não mais estarão disponíveis na visualização:

E como resolver essa questão? É simples… expanda a guia Projetos do Ribbon e procure a seção ‘Mostrar/Ocultar’. Então, marque a caixa de seleção ‘Subprojetos’:

Pronto! Seus projetos desaparecidos serão novamente exibidos na Central de Projetos:

Um forte abraço e até o próximo post!

 

Trabalhando com calendários locais no PWA

Olá pessoal do Blog do Project,

Hoje (finalmente!) estou fazendo a minha estreia por aqui. Este blog sempre foi uma referência para mim, pois sou um leitor de longa data das postagens aqui publicadas. Estou muito honrado e contente por ter recebido o convite para dividir este espaço com o André Xavier e o Mário Trentim, dois profissionais pelos quais tenho uma grande admiração.

Se eu estivesse sendo apresentado à torcida na entrevista coletiva, diria: “Eu vim para somar ao grupo, então vou ouvir tudo o que o professor disser e vou procurar ajudar meus companheiros a obter o resultado da melhor maneira possível…” 😊

Bem, para iniciar a minha participação neste espaço, vou falar um pouco sobre a possibilidade de utilização de calendários locais no Project Online (também vale para o Project Server). A ideia para este post surgiu após um interessante questionamento que eu recebi dias atrás de um cliente. Vamos ao cenário…

Por padrão, a plataforma PPM (aqui refiro-me ao Project Online e ao Project Server) não permite que os gerentes de projeto configurem seus próprios calendários quando conectados ao PWA. A lógica por trás dessa restrição é simples: como estamos utilizando uma plataforma para centralizar e padronizar todas as informações e os processos de gerenciamento de projetos em vigor na empresa, não faz sentido que os gerentes de projeto possam modificar ou utilizar nos seus projetos calendários diferentes daqueles em vigor na organização. Nesse sentido, cabe aos administradores (ou aos membros do PMO, caso possuam as devidas permissões) identificar junto à equipe quais são as datas de exceção e configurar os calendários que poderão ser utilizados.

Caso um gerente de projeto tente modificar um calendário existente (ou adicionar um novo calendário) quando conectado ao PWA, ele irá perceber que todas as opções são bloqueadas:

Há, entretanto, cenários nos quais temos a necessidade de permitir que os gerentes de projeto possam criar calendários locais. Recentemente trabalhei com um cliente que prestava serviços para inúmeras empresas em todo o país. De maneira geral, o trabalho consistia em revitalizar maquinário de produção industrial (processo que também é conhecido como retrofit). No processo de gerenciamento de projetos estabelecido nesse cliente, cada nova assinatura de contrato de revitalização significa um novo projeto sendo criado no Project Online.

Como os projetos podem ser realizados nas mais variadas localidades do Brasil (e em alguns casos até mesmo em outros países), há inúmeras situações em que o cronograma tem de ser desenvolvido levando em consideração particularidades e restrições impostas pelo cliente, como por exemplo feriados locais, paradas de fábrica, janelas de indisponibilidade da equipe envolvida no projeto e assim por diante.

Em cenários como esse, manter a administração dos calendários sob responsabilidade dos administradores do Project Online se torna uma tarefa inviável, pois cada novo projeto pode apresentar as mais diferentes variáveis – e que, pior ainda, serão exclusivas somente àquele projeto. Nesse sentido, para facilitar o trabalho e garantir um certo nível de flexibilidade aos gerentes de projeto, os administradores do Project Online podem habilitar a opção que permite aos gerentes de projeto a criação de calendários locais, de modo que cada gerente seja responsável por controlar os períodos úteis dos seus projetos.

Para habilitar este recurso, navegue até a área de Configurações do PWA. Na seção Políticas Operacionais, clique em Configurações Adicionais do Servidor:

Ao acessar a página de configurações adicionais do servidor, procure a seção Configurações da Empresa e selecione a opção Permitir que os projetos usem calendários locais:

Uma vez que a opção estiver habilitada, os gerentes de projeto poderão criar calendários locais nos seus projetos:

Os gerentes de projeto poderão optar por criar seu calendário local utilizando como referência um calendário já existente (normalmente o calendário Padrão) ou então criar um novo calendário base sem nenhuma configuração pré-existente:

Alguns pontos e considerações finais

Para finalizar este post, gostaria de deixar algumas observações:

  • Mesmo com a autorização para a criação de novos calendários locais, os gerentes de projeto não poderão efetuar nenhuma modificação nos calendários da empresa
  • Calendários locais criados em um determinado projeto não estarão disponíveis para serem utilizados em outros projetos, mesmo que se trate do mesmo usuário. Cada calendário local tem de ser criado individualmente em cada projeto
  • Gerentes de projeto não possuem permissão para adicionar calendários locais à empresa

E você, já teve alguma vez a necessidade de criar calendários especiais em seus projetos? Deixe suas experiências, considerações e observações nos comentários.

Um forte abraço e até o próximo post!

 

Treinamento de Project / Project Server / Project Online

Sempre me perguntam de treinamento de Project e com isto resolvi escrever este artigo. Primeiramente tenho que deixar claro que não posso criar ou fazer treinamentos de Project Server / Project Online por ter ajudado a criar as provas de certificação nas versões 2013 e 2016 (ainda beta), alem disso não tenho nenhum envolvimento profissional e nem estou ganhando nada com a divulgação abaixo.

Como já postei anteriormente a Microsoft tem dois cursos gratuitos, mas em inglês:

image       image[8]

Mas a ideia hoje é trazer duas opções de amigos que publicaram cursos em português:

Filipe Ferreira

Sócio-diretor da Ingty Universidade Corporativa, gerente de projetos PMP, consultor há mais de 10 anos com dezenas de implantações Microsoft PPM, trabalhou na Microsoft Brasil, Petrobras e CA Technologies. Treinamentos disponíveis na Ingty:

  • Microsoft Project 2016 (Gratuito)
  • Microsoft Project 2016 Completo
  • Microsoft PPM 2016 para Gerentes de Projetos
  • Microsoft PPM 2016 para PMO
  • Microsoft PPM 2016 – Configurando e Administrando
  • Microsoft PPM 2016 para Membros de Equipe
  • Implantando o Microsoft PPM 2016 em 6 passos (Gratuito)

 

Rubens do Carmo

Publicitário e administrador de empresas, Rubens é certificado Black Belt em Lean Seis Sigma, gerente de projetos e diretor executivo na empresa Memorável Eventos. Treinamentos disponíveis:

Espero que gostem e se fizerem o curso, comentem aqui o que acharam.

Abraços,

André

Criando e gerenciando até 30.000 projetos no Project Online

Criando e gerenciando mais projetos

A Microsoft soltou ontem um post falando sobre algumas melhorias no Project Online, mas a principal foi o aumento do limite de 5.000 projetos por PWA para 30.000. Semana passada postei falando um pouco sobre isto.

Ainda temos o limite de 2.000 sites de projeto por site colletion, que na verdade é uma limitação do SharePoint, mas para solucionar esta limitação a Microsoft mudou como o PWA trabalha e agora o PWA pode agredar os dados dos múltiplos site colletions. Com isso podemos ter 30.000 projetos, com 30.000 sites de projeto. Nada mal né?

Dividindo os site colletions por departamento e tendo cada projeto com seu site

Dividindo os site colletions por departamento e tendo cada projeto com seu site

Acessando a Central de Projetos de forma mais rápida

Com a mudança acima de mais projetos também significa mais dados. Cada vez que você vai a Central de Projetos, o Projeto Online calcula informações agregadas (Ex: Calculo do custo total de todos os projetos), o que diminui o tempo de resposta para montar a página. Com isto, você terá a opção de desativar informações agregadas e o gráfico de Gantt, trazendo-lhe os dados do projeto que você precisa mais rapidamente, especialmente à medida que você cria mais e mais projetos. Mais um ponto para o time do produto!

Filtrando agregação de dados dos projetos e visualização do Gráfico de Gantt

Filtrando agregação de dados dos projetos e visualização do Gráfico de Gantt

Data de mudança no OData

Outra mudança bastante aguardada é a informação para cada registro do OData de quando foi alterado, com isso qando estou usando o SQL Server Integration ou o Azure Data Factory, não preciso trazer todos os dados sempre, apenas os que foram alterados desde a ultima sincronização.

Entidades que foram adicionadas o campo Data de Modificacao:

  • AssignmentBaseline
  • AssignmentBaselineTimephasedData
  • AssignmentTimephasedData
  • Engagement
  • EngagementsTimephasedData
  • ProjectBaseline
  • TaskBaseline
  • TaskBaselineTimephasedData
  • TaskTimephasedData
  • TimesheetLineActualData
  • ResourceDemandTimephasedData
  • ResourceTimephasedData

Três excelentes novidades e que mais uma vez mostra a vontade da Microsoft em ter um produto (Project Online) realmente competitivo e solucionando os problemas dos clientes atuais e futuros.

Abraços,

André Xavier

Project Online – Uma ou várias instâncias de PWA?

Uma ou várias intâncias?

Uma pergunta que já tive que responder inúmeras vezes foi: O que é melhor ter um PWA único da empresa ou um PWA para cada departamento?

Já deveria ter escrito sobre este tema, mas lendo este post do blog do MVP Paul Mather me veio a ideia de escrever um post em português e complementar com o meu ponto de vista.

Primeiramente o post do Paul foca em Project Online, também vou seguir esta linha porque a maioria dos clientes já estão ou estão pensando seriamente em ir para o Online.

No Project Online temos alguns limites, veja o artigo da Microsoft pois um desses limites pode ser decisivo para qual caminho tomar.

Os principais limites são:

  • 5000 projetos por PWA
  • 2000 sites de projeto por PWA

Logo se você acredita que a empresa cria 100 projetos por ano você não terá problema, mas se a empresa cria 1000 projetos por ano, no 3º ano você já não poderá ter site para os projetos ou deverá excluir sites de projetos antigos.

Lembrando que no começo do Project Online tínhamos um limite de apenas 3 PWA por cliente, hoje a Microsoft libera a criação de até 9.999 PWA por cliente.

Na tabela abaixo vou colocar os pontos positivos de cada solução:

Funcionalidade 1 PWA Vários PWA
Implantação Geralmente mais rápida Mais demorada, por termos que fazer várias instâncias.
Manutenção Mais rápida e simples Mais demorada e mais complexa
Campos Personalizados Separados utilizando o campo departamento, mas corre o risco de aumentar a complexidade. Cada instância pode ser completamente diferente
Visões Visões únicas para todos Cada instância pode ser completamente diferente
Modelo de segurança Complexo para atender vários departamentos com um único modelo de segurança. Simples pois cada instância teria seu modelo de segurança
Recursos Muito mais simples, um único pool de recursos, podendo controlar capacidade e utilização de forma nativa. Aqui começa um dos problemas, se tivermos recursos em duas instâncias, não conseguiremos ter capacidade e utilização sem agruparmos as instâncias utilizando relatórios
Apontamento de horas Não tem como ser diferente por departamento. Cada instância pode ser completamente diferente
Relatórios Muito mais simples e fácil de fazer relatórios já que todos os dados vem de uma única fonte. Mais complexa, podendo ficar quase impossível se as instâncias forem muito diferentes uma das outras. Além da performance em gerar esse relatório trazendo dados de várias instâncias.

Na tabela acima pensei na maioria dos casos, mas consigo pensar em mais de uma resposta em alguns casos, como por exemplo: Implantação, em uma instância pode ser mais simples, se tivermos muita complexidade devido as necessidades dos departamentos pode se tornar complexas, já há casos em que tendo várias instâncias pode simplificar.

Como podem ver, não existe receita de bolo, temos que ver cada caso, as restrições tanto da ferramenta quanto do cliente para então tomar alguma decisão.

Eu geralmente tento direcionar para uma instância única por trazer mais facilidade na manutenção, mas nem sempre é possível.

Espero ter ajudado.

Abraços,

André

Mudança de compatibilidade do Project com o Project Online

Em agosto do ano passado a Microsoft incluiu no centro de mensagens da administração do Office 365 a seguinte mensagem:

PO-Project-Client-requirements

Em resumo, se você utiliza o Project Professional 2013 para conectar ao Project Online, você tem até dia 28 de fevereiro de 2017 para fazer o upgrade para o Project Professional 2016 ou Project for Office 365.

Então, não espere ser barrado, faça o upgrade o mais rápido possível!

Abraços,

Andre

Cadê o botão Criar projetos da lista do SharePoint?

Quem já teve o ambiente do Office 365 atualizado para receber as novidades do SharePoint deve ter visto algumas mudanças visuais nas bibliotecas e listas. Foi justamente por causa desta mudança que estou postando esta solução paliativa:

Olhe uma lista personalizada criada chamada de Ideias:

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Repare que ao selecionar um item da lista, o botão “Criar Projetos” é habilitado, podendo mapear os campos da lista com os campos do Project Online e com isso criar um projeto no Project Online através da lista.

Na nova experiência a tela fica assim:

image

Não tem nenhuma forma de criar um projeto através desta nova experiência.

A solução paliativa é utilizar o link no canto inferior direito como mostra a imagem abaixo:

image

Espero ter ajudado!

Abraços,

Andre Xavier

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