Blog do Project - Tudo que você queria saber sobre Microsoft Project, Project Server e Project Online

Trabalhando com calendários locais no PWA

Olá pessoal do Blog do Project,

Hoje (finalmente!) estou fazendo a minha estreia por aqui. Este blog sempre foi uma referência para mim, pois sou um leitor de longa data das postagens aqui publicadas. Estou muito honrado e contente por ter recebido o convite para dividir este espaço com o André Xavier e o Mário Trentim, dois profissionais pelos quais tenho uma grande admiração.

Se eu estivesse sendo apresentado à torcida na entrevista coletiva, diria: “Eu vim para somar ao grupo, então vou ouvir tudo o que o professor disser e vou procurar ajudar meus companheiros a obter o resultado da melhor maneira possível…” 😊

Bem, para iniciar a minha participação neste espaço, vou falar um pouco sobre a possibilidade de utilização de calendários locais no Project Online (também vale para o Project Server). A ideia para este post surgiu após um interessante questionamento que eu recebi dias atrás de um cliente. Vamos ao cenário…

Por padrão, a plataforma PPM (aqui refiro-me ao Project Online e ao Project Server) não permite que os gerentes de projeto configurem seus próprios calendários quando conectados ao PWA. A lógica por trás dessa restrição é simples: como estamos utilizando uma plataforma para centralizar e padronizar todas as informações e os processos de gerenciamento de projetos em vigor na empresa, não faz sentido que os gerentes de projeto possam modificar ou utilizar nos seus projetos calendários diferentes daqueles em vigor na organização. Nesse sentido, cabe aos administradores (ou aos membros do PMO, caso possuam as devidas permissões) identificar junto à equipe quais são as datas de exceção e configurar os calendários que poderão ser utilizados.

Caso um gerente de projeto tente modificar um calendário existente (ou adicionar um novo calendário) quando conectado ao PWA, ele irá perceber que todas as opções são bloqueadas:

Há, entretanto, cenários nos quais temos a necessidade de permitir que os gerentes de projeto possam criar calendários locais. Recentemente trabalhei com um cliente que prestava serviços para inúmeras empresas em todo o país. De maneira geral, o trabalho consistia em revitalizar maquinário de produção industrial (processo que também é conhecido como retrofit). No processo de gerenciamento de projetos estabelecido nesse cliente, cada nova assinatura de contrato de revitalização significa um novo projeto sendo criado no Project Online.

Como os projetos podem ser realizados nas mais variadas localidades do Brasil (e em alguns casos até mesmo em outros países), há inúmeras situações em que o cronograma tem de ser desenvolvido levando em consideração particularidades e restrições impostas pelo cliente, como por exemplo feriados locais, paradas de fábrica, janelas de indisponibilidade da equipe envolvida no projeto e assim por diante.

Em cenários como esse, manter a administração dos calendários sob responsabilidade dos administradores do Project Online se torna uma tarefa inviável, pois cada novo projeto pode apresentar as mais diferentes variáveis – e que, pior ainda, serão exclusivas somente àquele projeto. Nesse sentido, para facilitar o trabalho e garantir um certo nível de flexibilidade aos gerentes de projeto, os administradores do Project Online podem habilitar a opção que permite aos gerentes de projeto a criação de calendários locais, de modo que cada gerente seja responsável por controlar os períodos úteis dos seus projetos.

Para habilitar este recurso, navegue até a área de Configurações do PWA. Na seção Políticas Operacionais, clique em Configurações Adicionais do Servidor:

Ao acessar a página de configurações adicionais do servidor, procure a seção Configurações da Empresa e selecione a opção Permitir que os projetos usem calendários locais:

Uma vez que a opção estiver habilitada, os gerentes de projeto poderão criar calendários locais nos seus projetos:

Os gerentes de projeto poderão optar por criar seu calendário local utilizando como referência um calendário já existente (normalmente o calendário Padrão) ou então criar um novo calendário base sem nenhuma configuração pré-existente:

Alguns pontos e considerações finais

Para finalizar este post, gostaria de deixar algumas observações:

  • Mesmo com a autorização para a criação de novos calendários locais, os gerentes de projeto não poderão efetuar nenhuma modificação nos calendários da empresa
  • Calendários locais criados em um determinado projeto não estarão disponíveis para serem utilizados em outros projetos, mesmo que se trate do mesmo usuário. Cada calendário local tem de ser criado individualmente em cada projeto
  • Gerentes de projeto não possuem permissão para adicionar calendários locais à empresa

E você, já teve alguma vez a necessidade de criar calendários especiais em seus projetos? Deixe suas experiências, considerações e observações nos comentários.

Um forte abraço e até o próximo post!

 

Treinamento de Project / Project Server / Project Online

Sempre me perguntam de treinamento de Project e com isto resolvi escrever este artigo. Primeiramente tenho que deixar claro que não posso criar ou fazer treinamentos de Project Server / Project Online por ter ajudado a criar as provas de certificação nas versões 2013 e 2016 (ainda beta), alem disso não tenho nenhum envolvimento profissional e nem estou ganhando nada com a divulgação abaixo.

Como já postei anteriormente a Microsoft tem dois cursos gratuitos, mas em inglês:

image       image[8]

Mas a ideia hoje é trazer duas opções de amigos que publicaram cursos em português:

Filipe Ferreira

Sócio-diretor da Ingty Universidade Corporativa, gerente de projetos PMP, consultor há mais de 10 anos com dezenas de implantações Microsoft PPM, trabalhou na Microsoft Brasil, Petrobras e CA Technologies. Treinamentos disponíveis na Ingty:

  • Microsoft Project 2016 (Gratuito)
  • Microsoft Project 2016 Completo
  • Microsoft PPM 2016 para Gerentes de Projetos
  • Microsoft PPM 2016 para PMO
  • Microsoft PPM 2016 – Configurando e Administrando
  • Microsoft PPM 2016 para Membros de Equipe
  • Implantando o Microsoft PPM 2016 em 6 passos (Gratuito)

 

Rubens do Carmo

Publicitário e administrador de empresas, Rubens é certificado Black Belt em Lean Seis Sigma, gerente de projetos e diretor executivo na empresa Memorável Eventos. Treinamentos disponíveis:

Espero que gostem e se fizerem o curso, comentem aqui o que acharam.

Abraços,

André

Criando e gerenciando até 30.000 projetos no Project Online

Criando e gerenciando mais projetos

A Microsoft soltou ontem um post falando sobre algumas melhorias no Project Online, mas a principal foi o aumento do limite de 5.000 projetos por PWA para 30.000. Semana passada postei falando um pouco sobre isto.

Ainda temos o limite de 2.000 sites de projeto por site colletion, que na verdade é uma limitação do SharePoint, mas para solucionar esta limitação a Microsoft mudou como o PWA trabalha e agora o PWA pode agredar os dados dos múltiplos site colletions. Com isso podemos ter 30.000 projetos, com 30.000 sites de projeto. Nada mal né?

Dividindo os site colletions por departamento e tendo cada projeto com seu site

Dividindo os site colletions por departamento e tendo cada projeto com seu site

Acessando a Central de Projetos de forma mais rápida

Com a mudança acima de mais projetos também significa mais dados. Cada vez que você vai a Central de Projetos, o Projeto Online calcula informações agregadas (Ex: Calculo do custo total de todos os projetos), o que diminui o tempo de resposta para montar a página. Com isto, você terá a opção de desativar informações agregadas e o gráfico de Gantt, trazendo-lhe os dados do projeto que você precisa mais rapidamente, especialmente à medida que você cria mais e mais projetos. Mais um ponto para o time do produto!

Filtrando agregação de dados dos projetos e visualização do Gráfico de Gantt

Filtrando agregação de dados dos projetos e visualização do Gráfico de Gantt

Data de mudança no OData

Outra mudança bastante aguardada é a informação para cada registro do OData de quando foi alterado, com isso qando estou usando o SQL Server Integration ou o Azure Data Factory, não preciso trazer todos os dados sempre, apenas os que foram alterados desde a ultima sincronização.

Entidades que foram adicionadas o campo Data de Modificacao:

  • AssignmentBaseline
  • AssignmentBaselineTimephasedData
  • AssignmentTimephasedData
  • Engagement
  • EngagementsTimephasedData
  • ProjectBaseline
  • TaskBaseline
  • TaskBaselineTimephasedData
  • TaskTimephasedData
  • TimesheetLineActualData
  • ResourceDemandTimephasedData
  • ResourceTimephasedData

Três excelentes novidades e que mais uma vez mostra a vontade da Microsoft em ter um produto (Project Online) realmente competitivo e solucionando os problemas dos clientes atuais e futuros.

Abraços,

André Xavier

Project Online – Uma ou várias instâncias de PWA?

Uma ou várias intâncias?

Uma pergunta que já tive que responder inúmeras vezes foi: O que é melhor ter um PWA único da empresa ou um PWA para cada departamento?

Já deveria ter escrito sobre este tema, mas lendo este post do blog do MVP Paul Mather me veio a ideia de escrever um post em português e complementar com o meu ponto de vista.

Primeiramente o post do Paul foca em Project Online, também vou seguir esta linha porque a maioria dos clientes já estão ou estão pensando seriamente em ir para o Online.

No Project Online temos alguns limites, veja o artigo da Microsoft pois um desses limites pode ser decisivo para qual caminho tomar.

Os principais limites são:

  • 5000 projetos por PWA
  • 2000 sites de projeto por PWA

Logo se você acredita que a empresa cria 100 projetos por ano você não terá problema, mas se a empresa cria 1000 projetos por ano, no 3º ano você já não poderá ter site para os projetos ou deverá excluir sites de projetos antigos.

Lembrando que no começo do Project Online tínhamos um limite de apenas 3 PWA por cliente, hoje a Microsoft libera a criação de até 9.999 PWA por cliente.

Na tabela abaixo vou colocar os pontos positivos de cada solução:

Funcionalidade 1 PWA Vários PWA
Implantação Geralmente mais rápida Mais demorada, por termos que fazer várias instâncias.
Manutenção Mais rápida e simples Mais demorada e mais complexa
Campos Personalizados Separados utilizando o campo departamento, mas corre o risco de aumentar a complexidade. Cada instância pode ser completamente diferente
Visões Visões únicas para todos Cada instância pode ser completamente diferente
Modelo de segurança Complexo para atender vários departamentos com um único modelo de segurança. Simples pois cada instância teria seu modelo de segurança
Recursos Muito mais simples, um único pool de recursos, podendo controlar capacidade e utilização de forma nativa. Aqui começa um dos problemas, se tivermos recursos em duas instâncias, não conseguiremos ter capacidade e utilização sem agruparmos as instâncias utilizando relatórios
Apontamento de horas Não tem como ser diferente por departamento. Cada instância pode ser completamente diferente
Relatórios Muito mais simples e fácil de fazer relatórios já que todos os dados vem de uma única fonte. Mais complexa, podendo ficar quase impossível se as instâncias forem muito diferentes uma das outras. Além da performance em gerar esse relatório trazendo dados de várias instâncias.

Na tabela acima pensei na maioria dos casos, mas consigo pensar em mais de uma resposta em alguns casos, como por exemplo: Implantação, em uma instância pode ser mais simples, se tivermos muita complexidade devido as necessidades dos departamentos pode se tornar complexas, já há casos em que tendo várias instâncias pode simplificar.

Como podem ver, não existe receita de bolo, temos que ver cada caso, as restrições tanto da ferramenta quanto do cliente para então tomar alguma decisão.

Eu geralmente tento direcionar para uma instância única por trazer mais facilidade na manutenção, mas nem sempre é possível.

Espero ter ajudado.

Abraços,

André

Mudança de compatibilidade do Project com o Project Online

Em agosto do ano passado a Microsoft incluiu no centro de mensagens da administração do Office 365 a seguinte mensagem:

PO-Project-Client-requirements

Em resumo, se você utiliza o Project Professional 2013 para conectar ao Project Online, você tem até dia 28 de fevereiro de 2017 para fazer o upgrade para o Project Professional 2016 ou Project for Office 365.

Então, não espere ser barrado, faça o upgrade o mais rápido possível!

Abraços,

Andre

Cadê o botão Criar projetos da lista do SharePoint?

Quem já teve o ambiente do Office 365 atualizado para receber as novidades do SharePoint deve ter visto algumas mudanças visuais nas bibliotecas e listas. Foi justamente por causa desta mudança que estou postando esta solução paliativa:

Olhe uma lista personalizada criada chamada de Ideias:

image

Repare que ao selecionar um item da lista, o botão “Criar Projetos” é habilitado, podendo mapear os campos da lista com os campos do Project Online e com isso criar um projeto no Project Online através da lista.

Na nova experiência a tela fica assim:

image

Não tem nenhuma forma de criar um projeto através desta nova experiência.

A solução paliativa é utilizar o link no canto inferior direito como mostra a imagem abaixo:

image

Espero ter ajudado!

Abraços,

Andre Xavier

Project Online e PowerApps

PowerApps

powerapps-image-banner

Pessoal,

Submeti um vídeo no canal do youtube mostrando como criar um aplicativo de celular usando o Microsoft PowerApps junto ao SharePoint Online e Project Online.

Quais tipos de aplicativos posso compilar com o PowerApps?

O PowerApps cria aplicativos de negócios personalizados para Web e dispositivos móveis que ajudam você a realizar o trabalho de maneira mais eficiente e a colaborar melhor com seus colegas. Use o PowerApps para resolver problemas específicos de seus negócios e estenda o software que você já está usando, como os aplicativos para inspeções personalizadas de sites, geração de estimativas de custos, acompanhamento de orçamento ou gerenciamento de oportunidades de clientes.

Onde posso usar os aplicativos?

Você pode usar o PowerApps em qualquer navegador da Web, inclusive na Web móvel. Você também pode baixar o PowerApps Mobile para iOS ou Android para usar os aplicativos em seu telefone ou tablet. Não importa onde esteja trabalhando, basta abrir o PowerApps para encontrar os aplicativos disponíveis para você.

Como posso criar e publicar aplicativos?

Para criar e publicar aplicativos, baixe o PowerApps Studio para Windows. Quando você publica um aplicativo, ele fica disponível instantaneamente para os usuários com os quais você o compartilhou em qualquer dispositivo, sem a necessidade de um repositório. Saiba mais sobre como começar a criar aplicativos.

Quais tipos de aplicativos posso compilar com o PowerApps?

O PowerApps cria aplicativos de negócios personalizados para Web e dispositivos móveis que ajudam você a realizar o trabalho de maneira mais eficiente e a colaborar melhor com seus colegas. Use o PowerApps para resolver problemas específicos de seus negócios e estenda o software que você já está usando, como os aplicativos para inspeções personalizadas de sites, geração de estimativas de custos, acompanhamento de orçamento ou gerenciamento de oportunidades de clientes.

A quais fontes de dados os meus aplicativos podem se conectar?

O PowerApps conecta-se a uma variedade de fontes de dados prontas para uso — e sempre adicionamos mais. Alguns exemplos de fontes de dados e de serviços são:

  • Arquivos do Excel armazenados no OneDrive for Business, Dropbox ou Google Drive
  • Listas do SharePoint Online
  • Objetos do Salesforce
  • Registros do Microsoft Dynamics CRM Online
  • Tabelas do Banco de Dados SQL do Azure
  • Dados do Office 365 Exchange
  • Twitter
  • Microsoft Translator
  • Suas próprias APIs personalizadas

Leia mais sobre as fontes que você pode conectar ao PowerApps e como você pode usá-las para compilar excelentes aplicativos.

Quais são os planos de preços oferecidos?

O PowerApps está atualmente em preview e disponível sem custo. Os níveis de serviço pagos e gratuitos são planejados para o futuro, com detalhes para seguir próximo à data de liberação. Os recursos que são disponíveis sem custo durante o período de preview podem ser descontinuados ou se tornar parte de uma camada paga em disponibilidade geral.

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