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Project 2010: Sincronizando o Project com o SharePoint

Sua empresa possui Sharepoint (Qualquer versão! Isso mesmo, até a Foundation), ainda não possui o EPM, mas você deseja que mais pessoas vejam seu cronograma e até mesmo atualizem o status de cada tarefa?

Para um grupo pequeno de pessoas até um departamento, podemos pensar numa solução gratuita, mas ao mesmo tempo muito boa.

Uma das novidades do Project Professional 2010 é a possibilidade de você sincronizar o Project com o SharePoint. Esta sincronização pode ser feita de duas maneiras:

  1. Cria-se uma lista inicial no Sharepoint (se desejar envie para os membros da equipe e stakeholders para que adicionem mais atividades à lista). Então você pode sincronizar esta lista com o Project e adicionar mais atividades. Depois ao sincronizar as novas atividades aparecerão na lista do Sharepoint.
  2. Você criar o cronograma no Project e ele criar uma lista de tarefas no SharePoint que você deseja sincronizar. (se desejar envie para os membros da equipe e stakeholders para que adicionem mais atividades à lista). Ao sincronizar, as novas atividades aparecerão no Project.

Demonstração:

 

· Em um determinado projeto eu tenho uma lista de tarefas cadastradas.

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· Abra o Project Professional localmente (sem conectar ao Servidor).

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Vá em ARQUIVO > SALVAR E ENVIAR > SINCRONIZAR COM A LISTA DO SHAREPOINT.

Informe a URL do site do projeto onde sua lista esta criada, depois clique em VALIDAR URL. Ao aparecer o nome de sua lista, clique em SINCRONIZAR.

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Observação: Neste momento, não use uma URL que contém o nome da lista de tarefas que deseja usar.

URL com nome da lista http://epm2010/PWA2/Sincronizacao%20Com%20Sharepoint/Lists/Tarefas/AllItems.aspx

URL a ser usada

http://epm2010/PWA2/Sincronizacao%20Com%20Sharepoint

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Você pode selecionar uma lista já criada ou inserir um novo nome e  depois clicar em Sincronizar.

 

Minha lista esta criada em Tarefas. Após sincronizar, meu Project ficou assim.

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Repare que as tarefas estão criadas no MODO MANUAL, mas agora com o lançamento do Service Pack 1 para o Project Server 2010 (Leia sobre o Service Pack 1) as tarefas no MODO AUTOMÁTICO também poderão ser sincronizadas.

Adicionei novas atividades e inclui mais informações nas atividades herdadas da lista.

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OBS.: O nome do recurso deve ser igual ao nome que existe no seu servidor.

Vá em ARQUIVO > SALVAR E ENVIAR > SINCRONIZAR COM A LISTA DO SHAREPOINT e clique em SINCRONIZAR.

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A lista do Sharepoint foi atualizada

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Se desejar criar primeiro pelo Project, não tem problema, siga os mesmos passos, crie as tarefas depois sincronize na sua lista, conforme figuras abaixo.

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Depois da sincronização se houve alterações na lista através do Project e também no site do projeto simultaneamente, uma caixa de diálogo será exibida solicitando que você decida qual versão da alteração deseja manter.

· Criando um cronograma a partir da lista

Abra o Project, clique em ARQUIVO > NOVO > NOVA LISTA DE TAREFAS DO SHAREPOINT, informe a URL do site onde esta sua lista. Valide a URL e selecione a sua lista.

Lembre-se, não use uma URL que contém o nome da lista de tarefas que deseja usar.

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Pronto, seu cronograma já pode ser salvo e publicado no seu ambiente.

Este artigo foi escrito pelo Diego Pereira, caso você queira um artigo publicado ou um artigo sobre um tema, mande para nós.

Abraços,

André Xavier

Com um histórico de mais de quinze anos trabalhando com desenvolvimento, consultoria e gerenciamento em produtos da plataforma Microsoft. André Xavier foi fundador da Sotis Consultoria, empresa especializada em Gerenciamentos de Projetos utilizando a solução EPM da Microsoft. Em 2009 após a fusão com a BHS foi responsável pela criação e gerenciamento do escritório de São Paulo. Em 2011 de volta a Belo Horizonte, ficou responsável por toda área de consultoria da BHS. Hoje, sou Presidente da BHS e há 6 anos seguidos recebo o prêmio de Microsoft MVP de Project.

Categoria: Project
  • Marcos Souza :

    Boa tarde André,

    Gostaria de tirar um dúvida contigo. Tem como eu sincronizar as tarefas do meu Projeto no PWA com a lista de tarefas do site desse mesmo Projeto.

    Ex: Na central de projeto do PWA, eu tenho um projeto e com a tarefas inseridas no gráfico de grant. quando vou ao site desse projeto e tenho um menu de listas com vários tipos, inclusive “tarefas do Projeto”. Não queria alimentar duas coisas, queria importa as tarefas da central do Projeto para a lista do site, entendeu?. Gostaria de fazer para poder acompanhar o andamento das tarefas pelo Outlook.

    • Andre Xavier, MVP :

      Marcos,

      Nunca tentei fazer isso não, mas não recomendo não
      Serão dois lugares alimentando o cronograma a lista do SharePoint e o PWA.
      Muita chance de dar algum problema na sincronia.
      Você usa Exchange como servidor de EMail?

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